Как отправить нам документы

Если сомневаетесь, используйте страницу загрузки. Она принимает все поддерживаемые форматы, распаковывает ZIP-архивы, открывает PDF с паролем и сразу показывает, какие файлы получены.

Каким бы способом вы ни пользовались, кое-что QuickTax делает сам:

• Повторы: если вы отправите точную копию файла, который у нас уже есть, ничего нового не добавится.
• Месяц: если вы не выбрали месяц, мы берём его из документа. Для инвойса это дата инвойса, для выписки это её период.
• Документы компании: торговая лицензия, сертификат по НДС или корпоративному налогу и учредительный договор попадают в документы компании, а не в учётные месяцы.

• PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC), TXT.
• ZIP-архивы на странице загрузки, в разделе Файлы и через AI-агента. Мы их распаковываем, в том числе архив внутри архива. E-mail и Google Drive архивы не распаковывают.
• До 32 МБ на файл. На странице загрузки и в разделе Файлы до 1 000 файлов и 500 МБ за один раз.

Загрузите файл на странице загрузки или в разделе Файлы: в обоих местах QuickTax спросит пароль и откроет файл. Если не получается, отправьте пароль вашему менеджеру QuickTax в чат QuickTax. Это касается и файла, который вы отправили по e-mail, через AI-агента или в WhatsApp.

• Инвойсы клиентам, которые вы создали в QuickTax. Они попадают в учёт в момент выставления. Если отправить нам их PDF, доход может учесться дважды.
• Счета от QuickTax вам. Мы сами добавляем их в ваш учёт.
• Скриншоты банковского приложения или списка результатов поиска вместо банковской выписки. Нам нужна выписка, которую выдаёт банк: PDF или выгрузка в CSV или Excel за весь месяц.
• Видео, аудио, файлы GIF и письма, сохранённые как файлы (.eml, .msg). Мы не можем их прочитать.

Загрузить файлы самостоятельно можно в двух местах: на странице загрузки, которая работает без входа, и в разделе Файлы в приложении QuickTax.

Страница загрузки

У каждой компании своя страница загрузки. QuickTax присылает ссылку на неё, когда настраивает вашу компанию. Менеджер может прислать ссылку ещё раз, а AI-агент может дать её вам.

Входить на страницу не нужно. Любой, у кого есть ссылка, может загружать файлы для вашей компании. На странице также видны открытые вопросы бухгалтера по банковским платежам и названия файлов, которые не были приняты. Давайте ссылку только тем, кому доверяете отправлять документы за вас, например офис-менеджеру.

1. Откройте ссылку. На странице будет название вашей компании.
2. Выберите, как добавить файлы:
   • Files: выберите файлы или перетащите их на страницу.
   • Camera (на телефоне): сфотографируйте бумажные чеки.
   • Link: вставьте ссылку на файл в Google Drive или Dropbox. Подойдёт и ссылка на папку Google Drive. Ссылка должна открываться у всех, у кого она есть (в Google Drive: Открыть доступ → Общий доступ → Все, у кого есть ссылка).
3. Нажмите Upload N files (или Upload N photos). Не закрывайте страницу, пока загрузка не закончится.
4. Если нужно что-то пояснить, напишите это в поле Comment for your accountant (optional) и нажмите Send to accountant.

Тип и месяц выбирать не нужно. QuickTax читает каждый файл и берёт месяц из документа.

PDF с паролем

Многие банки присылают выписки в PDF с паролем. Страница спросит пароль, откроет файл и отправит его дальше (Unlock and send). Если пароля под рукой нет, нажмите Skip — I’ll send it in chat и отправьте пароль вашему менеджеру QuickTax в чат QuickTax.

Оплата наличными

Если вы заплатили или получили наличные и документа нет, откройте на той же странице Paid in cash? → Add a payment that has no receipt. Выберите I paid или I received, укажите дату, сумму и кому вы заплатили или от кого получили деньги, затем нажмите Save payment.

Вопросы бухгалтера

Когда у бухгалтера есть вопрос о банковском платеже, например о платеже без инвойса, он появляется вверху страницы загрузки. Ответьте прямо там: добавьте документ или выберите причину и напишите комментарий.

Файлы в приложении QuickTax

В приложении QuickTax откройте вашу компанию и перейдите в раздел Файлы. Перетащите файлы на папку или наведите курсор на папку и нажмите +. Документы, добавленные в папку месяца, попадают в этот месяц. Папка, в которую файлы напрямую не раскладываются, например папка банка или Reports, тоже принимает файлы; подсказка покажет, куда они будут сохранены.

Если по файлу нужно решение, откроется окно Before we file these. Выберите Invoice, Statement, Other или Skip и нажмите File documents. PDF с паролем попросит пароль в том же окне.

Как понять, что файл дошёл

• Когда загрузка закончится, на странице загрузки появится строка, например «4 documents sent».
• Файл появляется в разделе Файлы после обработки, обычно в течение нескольких минут. Фильтр Source в разделе Файлы покажет только то, что пришло через страницу загрузки.
• Если файл не удалось использовать, над разделом Файлы и на странице загрузки появится предупреждение «Мы не смогли принять файлы, которые вы отправили» с причиной. Нажмите Загрузить снова, чтобы отправить более качественную копию.

Частые ошибки

• Страницу закрыли слишком рано. Дождитесь конца загрузки.
• Ссылка требует входа. QuickTax не может открыть закрытую ссылку Google Drive или Dropbox. Измените доступ на «Все, у кого есть ссылка» или скачайте файл и загрузите его.
• Ссылка на папку Dropbox. Папки Dropbox не поддерживаются. Поделитесь файлами по одному или загрузите их.
• Скриншот вместо банковской выписки. Скачайте выписку в банке в виде файла PDF, CSV или Excel.

Если вы подключили к QuickTax ChatGPT, Claude или другого AI-агента по персональной ссылке (как подключить), можно попросить его отправить документы в QuickTax. Файл проходит ту же обработку, что и загрузка в приложении QuickTax.

Этим может пользоваться любой пользователь приложения, который подключил агента. Агент отправляет файлы только в компании, привязанные к вашему аккаунту QuickTax. Если у вас несколько компаний, скажите агенту, для какой из них документ.

Как агент отправляет файл

Называть инструмент не нужно. Скажите, что хотите сделать, например:

• «Загрузи этот чек в QuickTax за март»
• «Отправь эту банковскую выписку в QuickTax»
• «Каких документов QuickTax ещё не хватает за октябрь?» После этого агент может загрузить их по одному.

Что агент может добавить

• Месяц. Если вы скажете, к какому месяцу относится документ, агент его передаст. Если нет, QuickTax возьмёт месяц из документа.
• Тип: инвойс или чек, банковская выписка или прочее (договор, письмо, сертификат). Если агент не укажет тип, QuickTax определит его сам, на это уходит до 90 минут.
• Заметку для бухгалтера до 1 000 символов, например «оплачено наличными» или «здесь оба инвойса за май».

Форматы: PDF, изображения, Excel и CSV, Word, TXT и ZIP. До 10 МБ на файл при прямой отправке, до 32 МБ по ссылке, до 30 загрузок в час и 200 в сутки.

Как понять, что файл дошёл

Можно также спросить агента: «Какие документы есть за март?» Он перечислит документы, которые есть у QuickTax за этот месяц, включая файлы в обработке, и укажет, откуда пришёл каждый. В разделе Файлы в приложении QuickTax фильтр Source показывает файлы, которые отправил ваш агент, как AI agent.

Что не нужно загружать

• Инвойсы клиентам, которые вы создали в QuickTax, через агента или в приложении QuickTax. Они уже есть в вашем учёте. Не загружайте их ни в виде PDF, ни ссылкой, иначе доход будет учтён дважды.
• Ссылка, которая требует входа, или ссылка на страницу вместо файла.
• Файлы больше указанных выше лимитов.

Частые ошибки

• Просить агента загрузить файл, приложенный в чате. Некоторые приложения, в том числе ChatGPT, не передают в QuickTax файл, приложенный в чате. Тогда агент даёт вам ссылку на страницу загрузки; загрузите файл там.
• Загружать инвойс, который агент только что для вас создал. Достаточно его выставить. Если инвойс нужно отправить клиенту, попросите агента поделиться им.
• Несколько компаний, а компания не названа. Скажите агенту, для какой компании документ.

Отправляйте или пересылайте документы на accounting@quicktax.ac. QuickTax забирает вложения и раскладывает их в приложении QuickTax.

Кто может пользоваться

Письмо попадает в вашу компанию, если оно пришло с адреса, который QuickTax знает для этой компании:

• e-mail вашей компании;
• e-mail пользователя приложения QuickTax из вашей компании;
• e-mail в профиле компании;
• адрес, который добавил для вас менеджер QuickTax;
• адрес, который вы добавили сами на странице загрузки: Add another email отправляет на этот адрес ссылку для подтверждения. Когда вы откроете ссылку, письма с этого адреса начнут попадать в вашу компанию. Письма, отправленные с него до подтверждения, не забираются.

Письма с адреса, которого QuickTax не знает, никуда не раскладываются. Письма с адреса, который относится к нескольким компаниям, тоже не раскладываются, потому что QuickTax не может понять, для какой они компании. Если вы ведёте несколько компаний с одного адреса, отправляйте их документы через страницу загрузки или AI-агента.

Что обрабатывается

Вложения письма: PDF, JPG, PNG, HEIC, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC) и TXT, до 32 МБ каждое. Фото, вставленное в текст письма, забирается, если оно больше 100 КБ; маленькие картинки вроде логотипов в подписи пропускаются.

QuickTax берёт месяц из каждого документа. Отправитель, дата и тема письма сохраняются у каждого файла, а бухгалтер может открыть само письмо.

Следующие вложения автоматически не обрабатываются. Их видит менеджер и разбирает вручную:

• ZIP и другие архивы;
• PDF с паролем. Загрузите файл на странице загрузки или в разделе Файлы: в обоих местах QuickTax спросит пароль и откроет файл. Если не получается, отправьте пароль вашему менеджеру QuickTax в чат QuickTax;
• письма, вложенные как файлы (.eml, .msg), приглашения в календарь, карточки контактов, изображения GIF и WEBP, видео и аудио.

Как понять, что файл дошёл

QuickTax не отвечает на письмо. Файлы появляются в разделе Файлы в приложении QuickTax после обработки, обычно в течение двух часов после отправки. Фильтр Source в разделе Файлы покажет только то, что пришло по e-mail.

Частые ошибки

• Отправка с личного адреса, которого QuickTax не знает. Сначала добавьте его на странице загрузки (Add another email), потом отправляйте.
• Документ по ссылке вместо вложения. QuickTax забирает только вложения. Скачайте файл и приложите его или вставьте ссылку на странице загрузки.
• Отправка ZIP. Архив будет ждать менеджера. Приложите сами файлы или загрузите ZIP на странице загрузки, где он сразу распакуется.
• Скриншот банковского приложения вместо выписки. Приложите выписку, которую выдаёт банк (PDF, CSV или Excel).

Если вы храните документы в папке Google Drive, подключите её один раз. После этого QuickTax примерно каждые 30 минут проверяет папку и сам забирает новые файлы. Подключить папку может пользователь приложения QuickTax из вашей компании или ваш менеджер QuickTax. Одна компания подключает одну папку, и одна папка относится к одной компании.

Как подключить

1. Откройте папку в Google Drive и нажмите Открыть доступ.
2. Добавьте quicktax.ac@gmail.com с ролью Читатель и нажмите Отправить. QuickTax только читает папку и ничего в ней не меняет и не удаляет.
3. Разложите документы по подпапкам с месяцем в названии: 2026-09, 2026-10 и так далее. Файлы, лежащие прямо в основной папке, тоже забираются, и QuickTax берёт их месяц из документа.
4. В приложении QuickTax откройте вашу компанию, перейдите в раздел Файлы, нажмите ⋮ и выберите Google Drive. Вставьте ссылку на папку. Можно также отправить ссылку на папку менеджеру QuickTax, и он подключит её за вас.

Если доступ к папке открыт с e-mail, который не привязан к вашей компании, команда QuickTax проверит папку перед первой синхронизацией.

Первая синхронизация

При первой проверке QuickTax забирает файлы за последние три месяца до дня подключения папки. Более старые файлы не забираются. Если таких файлов больше 100, синхронизация ждёт, пока менеджер QuickTax договорится с вами, забирать все файлы или только те, что добавлены с этого момента.

После первой проверки забирается каждый новый файл в папке, какой бы ни была его дата.

Форматы и лимиты

• PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC) и TXT, до 32 МБ каждый.
• Основная папка и подпапки непосредственно в ней. Подпапка с названием YYYY-MM задаёт месяц.

Не забираются: файлы Google Docs и Google Sheets (скачайте их как PDF или Excel и положите копию в папку), ZIP-архивы (распакуйте их в папке или загрузите ZIP на странице загрузки), пустые файлы и файлы больше 32 МБ.

Как понять, что файл дошёл

В разделе Файлы нажмите ⋮ → Google Drive. В окне видно, когда папку проверяли последний раз, и последние файлы со статусом. Файл появляется в разделе Файлы после обработки, обычно в течение двух часов после добавления в Drive. Фильтр Source в разделе Файлы покажет только то, что пришло из Google Drive.

Изменения в папке

• Удаление или переименование файла в Drive ничего не меняет в QuickTax.
• Если вы замените файл новой версией после того, как QuickTax его обработал, новая версия не забирается. Сообщите об этом менеджеру.
• Если закрыть доступ к папке, синхронизация остановится. Уже забранные файлы останутся в QuickTax. Чтобы остановить синхронизацию намеренно, отключите папку в том же окне Google Drive.

Частые ошибки

• Доступ открыт другому аккаунту Google. Нужный адрес: quicktax.ac@gmail.com.
• Папки внутри подпапок. QuickTax читает основную папку и подпапки непосредственно в ней. Папка внутри подпапки (например, 2026/2026-10) не читается.
• Подпапки по типу или по году. Они читаются, но месяц задаёт только название YYYY-MM. Для файлов из любых других подпапок QuickTax берёт месяц из документа.
• Ожидание старых файлов после первой синхронизации. Файлы старше трёх месяцев до подключения не забираются. Загрузите их на странице загрузки.
• Инвойсы клиентам, созданные в QuickTax, лежат в той же папке. Они уже есть в вашем учёте. Храните их в отдельной папке без общего доступа.

Файл или фото можно отправить в чат WhatsApp с QuickTax. Это удобно для одного чека или документа, который попросил менеджер.

Файлы из чата добавляет в ваши документы менеджер QuickTax, сами они в приложение QuickTax не попадают. Пока ассистент QuickTax в WhatsApp помогает вам оформить компанию, он читает документы компании, которые вы присылаете в чат (торговую лицензию, сертификат по НДС или корпоративному налогу, учредительный договор, удостоверения личности акционеров), и добавляет их в профиль компании.

Принимаются PDF, фото (JPG, PNG, HEIC), файлы Excel, CSV и Word, до 32 МБ каждый. Файл появится в разделе Файлы после того, как менеджер его добавит и файл пройдёт обработку. Фильтр Source в разделе Файлы покажет только то, что пришло через WhatsApp.

В этих случаях лучше выбрать другой способ:

• Много файлов или документы за целый месяц: используйте страницу загрузки или подключите папку Google Drive. Так файлы попадают в документы, не дожидаясь менеджера.
• Банковская выписка с паролем. Загрузите файл на странице загрузки или в разделе Файлы: в обоих местах QuickTax спросит пароль и откроет файл. Если не получается, отправьте пароль вашему менеджеру QuickTax в чат QuickTax.
• ZIP-архив: загрузите его на странице загрузки, где он распакуется.

Если в одном чате у вас несколько компаний, указывайте, для какой компании каждый файл. Отправляйте PDF или фото бумажного чека, а не фото экрана.

Раздел Файлы и страница загрузки показывают предупреждение, если отправленный файл не удалось использовать, например PDF с паролем или файл, который мы не смогли распознать. Откройте предупреждение, чтобы увидеть файл и что с ним делать. С вопросами по такому файлу можно обратиться к менеджеру QuickTax.