Правила ведения учёта и хранения записей для компаний в ОАЭ: требование на 7 лет
Корпоративный налог превратил неформальное ведение учёта в юридическую обязанность. Вот что именно вы должны хранить, как долго и во что обойдётся ошибка.
Годами множество компаний в ОАЭ работали по принципу «коробка с чеками плюс таблица на авось». Корпоративный налог положил этому конец — тихо, но решительно. Ваша налоговая декларация надёжна ровно настолько, насколько надёжны стоящие за ней документы, — а Federal Tax Authority вправе запросить их спустя годы после подачи.
В этом руководстве правила хранения документов изложены простыми словами: какие документы хранить, каковы сроки хранения, какие стандарты учёта применяются и какой штраф наступает, когда документов нет.
Почему ведение учёта теперь юридическая обязанность, а не приятное дополнение
В рамках режима корпоративного налога ваш налогооблагаемый доход рассчитывается на основе финансовой отчётности. Это делает точную бухгалтерию фундаментом всей декларации. FTA нужна не просто итоговая цифра — нужна вся цепочка подтверждающих её документов.
Правильное ведение учёта больше не остаётся на ваше усмотрение. Это доказательная база для каждой цифры, которую вы указываете в отчётности перед FTA.
Это касается всех — компаний на материковой части (mainland), организаций в свободных зонах и даже малого бизнеса, имеющего право на льготы. То, что вы небольшая компания, не освобождает вас от хранения документов.
Что именно нужно хранить
Хранение документов выходит далеко за рамки самой финансовой отчётности. Вам следует сохранять:
- Финансовую отчётность, подготовленную в соответствии с применимыми стандартами учёта
- Первичные документы — выставленные и полученные счета (инвойсы), договоры и банковские выписки
- Расчётные рабочие материалы, показывающие, как вы пришли к налогооблагаемому доходу
- Полную запись доходов, расходов, активов и обязательств
Принцип прост: если цифра появляется в вашей декларации, вы должны иметь возможность указать на документ, который за ней стоит.
Как долго: семь лет (в большинстве случаев)
Параллельно действуют два срока хранения, и их часто путают:
- Документы по корпоративному налогу — не менее 7 лет после соответствующего налогового периода
- Документы по НДС — не менее 5 лет
Семь лет для корпоративного налога, пять — для НДС. Ведите оба отсчёта и храните документы так, чтобы их можно было не просто сложить, а в любой момент извлечь.
FTA также может запросить документы на арабском языке, и невозможность предоставить их по запросу влечёт собственный штраф.
Какие стандарты учёта применяются
Корпоративный налог ОАЭ требует, чтобы финансовая отчётность была подготовлена в соответствии с International Financial Reporting Standards (IFRS). Более мелкие компании могут использовать упрощённую систему IFRS for SMEs — самостоятельный, более лёгкий стандарт, разработанный для частных организаций. Ваш налогооблагаемый доход выводится из этой отчётности с корректировками по позициям, которые налоговое законодательство трактует иначе, чем правила учёта.
Нужен ли вам аудит?
Не каждому бизнесу нужна аудированная финансовая отчётность, но некоторым нужна. Как правило, налогоплательщики с выручкой выше установленного порога (в настоящее время AED 50 million) и все Qualifying Free Zone Persons обязаны вести аудированную финансовую отчётность. Если к вам применимо любое из этих условий, аудит обязателен — и его должен провести лицензированный аудитор в соответствии с применимыми стандартами. Всегда уточняйте актуальные пороги и условия на портале FTA, поскольку детали содержатся в Ministerial Decisions, которые периодически обновляются.
Штраф за ошибку
Несоблюдение требований по хранению документов — это конкретное наказуемое нарушение: AED 10,000 за каждое нарушение, с возможностью увеличения при повторных нарушениях. Помимо штрафа, слабая документация делает любой аудит FTA гораздо более сложным и подрывает доверие к вашим цифрам.
Практический порядок ведения учёта
- Фиксируйте по ходу дела. Ежемесячное ведение учёта всегда лучше авральной гонки в конце года.
- Подбирайте стандарт под свой масштаб. Для небольших организаций IFRS for SMEs часто оказывается практичным выбором.
- Храните в цифровом виде и безопасно. Облачный учёт делает требование о семилетней доступности документов необременительным.
- Сохраняйте всю документальную цепочку. Привязывайте счета (инвойсы), договоры и банковские выписки к записям, которые они подтверждают.
- Проверяйте пороги аудита заранее. Если вы близки к AED 50 million или являетесь QFZP, планируйте аудит до начала сезона подачи.
Что это значит для вас
Хороший учёт раньше был признаком хорошо управляемого бизнеса; теперь это юридическое требование, и за ошибку приходится платить. Всё сводится к трём действиям:
Храните след, а не только итоги
Держите финансовую отчётность, выставленные и полученные счета, договоры, банковские выписки и расчёты, стоящие за налогооблагаемым доходом. Если цифра есть в вашей декларации, вы должны уметь указать на документ за ней.
Следите за двумя сроками хранения
Записи по корпоративному налогу хранятся минимум семь лет; записи по НДС — минимум пять. Храните их так, чтобы они извлекались — и помните, что FTA может запросить их на арабском.
Соответствуйте стандарту, проверьте порог аудита
Отчётность следует IFRS, для меньших компаний — IFRS for SMEs. Выручка свыше AED 50 миллионов и все QFZP требуют аудированной отчётности — а несоблюдение требований к хранению записей стоит AED 10 000 за каждое нарушение.
Частые вопросы
Можно ли вести бухгалтерские записи на английском или они должны быть на арабском?
Записи на английском на практике принимаются, но FTA вправе запросить арабский перевод любого документа в ходе аудита — за ваш счёт. Держите оригиналы последовательными и пригодными к переводу; договоры и счета на смешанных языках допустимы, пока бухгалтерский след остаётся связным.
Допустимы ли сканы и облачное хранение или нужны бумажные оригиналы?
Электронные записи допустимы: требование в том, чтобы записи были полными, точными и могли быть предоставлены FTA в читаемом виде по запросу. Хорошо организованный цифровой архив на деле надёжнее бумаги — он переживает переезды офиса, а семь лет — долгий срок для картотечного шкафа.
Бывает ли, что семилетний отсчёт длится дольше?
Да. Записи по недвижимости нужно хранить семь лет после выбытия объекта, а открытый аудит, спор или добровольное раскрытие фактически продлевают срок хранения до закрытия вопроса. В случае сомнений — храните записи: хранение дешевле проигранного спора с FTA.