كيف ترسل إلينا المستندات

إذا لم تكن متأكدًا، فاستخدم صفحة الرفع. فهي تقبل كل الصيغ التي نقبلها، وتفكّ ضغط أرشيفات ZIP، وتفتح ملفات PDF المحمية بكلمة مرور، وتعرض لك فورًا الملفات التي استُلمت.

بعض الأمور تُعالَج تلقائيًا أيًّا كانت الطريقة:

• الملف نفسه مرتين: إذا أرسلت نسخة مطابقة لملف لدينا، فلا يُضاف شيء جديد.
• الشهر: إذا لم تختر شهرًا، نأخذه من المستند: تاريخ الفاتورة للفاتورة، وفترة الكشف لكشف الحساب.
• مستندات الشركة: الرخصة التجارية، أو شهادة ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات، أو عقد التأسيس، تذهب إلى مستندات شركتك ولا تُنسب إلى شهر محاسبي.

• PDF وJPG وPNG وHEIC وWEBP وTIFF وExcel (XLSX وXLS) وCSV وWord (DOCX وDOC) وTXT.
• أرشيفات ZIP في صفحة الرفع وفي «Files» وعبر وكيل الذكاء الاصطناعي. نفكّ ضغطها، بما في ذلك الأرشيف الموجود داخل أرشيف آخر. أما البريد الإلكتروني وGoogle Drive فلا يفكّان ضغط الأرشيفات.
• حتى 32 ميغابايت لكل ملف. وفي صفحة الرفع وفي «Files»، حتى 1,000 ملف و500 ميغابايت دفعة واحدة.

ارفع الملف في صفحة الرفع أو في «Files»: كلاهما يطلب كلمة المرور ويفتح الملف. إذا لم تستطع، فأرسل كلمة المرور إلى مديرك في QuickTax في محادثتك مع QuickTax. وينطبق ذلك أيضًا على ملف أرسلته بالبريد الإلكتروني، أو عبر وكيل الذكاء الاصطناعي، أو في WhatsApp.

• فواتير المبيعات التي أنشأتها في QuickTax. فهي في دفاترك منذ لحظة إصدارها. وإذا أرسلت إلينا ملف PDF الخاص بها، فقد يُحتسب الدخل مرتين.
• فواتير QuickTax إليك. نضيفها إلى دفاترك بأنفسنا.
• لقطات شاشة من تطبيق البنك أو قائمة نتائج بحث بدلًا من كشف الحساب البنكي. نحتاج إلى الكشف الذي يصدره بنكك: ملف PDF، أو ملف CSV أو Excel مُصدَّر، يغطي الشهر كاملًا.
• ملفات الفيديو والصوت وGIF، والرسائل الإلكترونية المحفوظة كملفات (.eml و.msg). لا نستطيع قراءتها.

هناك مكانان لرفع الملفات بنفسك: صفحة الرفع، وهي تعمل دون تسجيل دخول، و«Files» في تطبيق QuickTax.

صفحة الرفع

لكل شركة صفحة رفع خاصة بها. ترسل إليك QuickTax الرابط عند تجهيز شركتك. ويستطيع مديرك إرساله مرة أخرى، ويستطيع وكيل الذكاء الاصطناعي إعطاءك إياه.

لا تحتاج الصفحة إلى تسجيل دخول. كل من لديه الرابط يستطيع رفع ملفات إلى شركتك. وتعرض الصفحة أيضًا أسئلة محاسبك المفتوحة عن المدفوعات البنكية وأسماء الملفات التي لم تُقبل. شارك الرابط فقط مع من تثق بهم لإرسال المستندات نيابةً عنك، مثل مدير مكتبك.

1. افتح الرابط. تعرض الصفحة اسم شركتك.
2. اختر طريقة إضافة الملفات:
   • «Files»: اختر الملفات أو اسحبها إلى الصفحة.
   • «Camera» (على الهاتف): التقط صورًا للإيصالات الورقية.
   • «Link»: الصق رابط Google Drive أو Dropbox لملف. ويعمل أيضًا رابط مجلد على Google Drive. يجب أن يفتح الرابط لكل من لديه الرابط (في Google Drive: Share → General access → Anyone with the link).
3. اضغط «Upload N files» (أو «Upload N photos»). أبقِ الصفحة مفتوحة حتى ينتهي الرفع.
4. إذا كان هناك ما يحتاج إلى شرح، فاكتبه في «Comment for your accountant (optional)»، ثم اضغط «Send to accountant».

لا تحتاج إلى اختيار نوع أو شهر، فـ QuickTax تقرأ كل ملف وتأخذ الشهر من المستند.

ملفات PDF المحمية بكلمة مرور

ترسل بنوك كثيرة الكشوف كملفات PDF محمية بكلمة مرور. تطلب الصفحة كلمة المرور، وتفتح الملف وترسله («Unlock and send»). إذا لم تكن كلمة المرور في متناولك، فاضغط «Skip — I’ll send it in chat» وأرسل كلمة المرور إلى مديرك في QuickTax في محادثتك مع QuickTax.

المدفوعات النقدية

إذا دفعت أو استلمت مبلغًا نقدًا وليس لديك مستند به، فافتح «Paid in cash?» ← «Add a payment that has no receipt» في الصفحة نفسها. اختر «I paid» أو «I received»، وأدخل التاريخ والمبلغ والجهة التي دفعت لها أو استلمت منها، ثم اضغط «Save payment».

أسئلة محاسبك

عندما يكون لدى محاسبك سؤال عن دفعة بنكية، مثل دفعة بلا فاتورة، يظهر السؤال في أعلى صفحة الرفع. أجب عنه هناك: أضف المستند، أو اختر سببًا واكتب تعليقًا.

الملفات في تطبيق QuickTax

في تطبيق QuickTax، افتح شركتك وانتقل إلى «Files». اسحب الملفات إلى مجلد، أو مرّر المؤشر فوق مجلد واضغط «+». مجلد الشهر يضع المستندات في ذلك الشهر. أما المجلد الذي ليس مكانًا للحفظ، مثل مجلد البنك أو «Reports»، فيقبل الملفات أيضًا، وتخبرك ملاحظة بالمكان الذي ستُحفظ فيه.

إذا احتاج ملف إلى قرار، تُفتح نافذة «Before we file these». اختر «Invoice» أو «Statement» أو «Other» أو «Skip»، ثم اضغط «File documents». ويطلب ملف PDF المحمي بكلمة مرور كلمةَ مروره في النافذة نفسها.

كيف تعرف أن الملف وصل

• تعرض صفحة الرفع عند الانتهاء سطرًا مثل «4 documents sent».
• يظهر الملف في «Files» بعد معالجته، عادةً خلال بضع دقائق. استخدم مرشّح «Source» في «Files» لترى فقط ما وصل عبر صفحة الرفع.
• إذا تعذّر استخدام ملف، يظهر تحذير «N files you sent were not accepted» فوق «Files» وفي صفحة الرفع، مع السبب. اضغط «Upload again» لإرسال نسخة أفضل.

أخطاء شائعة

• إغلاق الصفحة مبكرًا. انتظر حتى ينتهي الرفع.
• رابط يتطلب تسجيل الدخول. لا تستطيع QuickTax فتح رابط خاص على Google Drive أو Dropbox. غيّر المشاركة إلى «Anyone with the link»، أو نزّل الملف وارفعه.
• رابط مجلد على Dropbox. مجلدات Dropbox غير مدعومة. شارك الملفات واحدًا تلو الآخر، أو ارفعها.
• لقطة شاشة بدلًا من كشف الحساب البنكي. نزّل الكشف من بنكك كملف PDF أو CSV أو Excel.

إذا ربطت ChatGPT أو Claude أو وكيل ذكاء اصطناعي آخر بـ QuickTax برابطك الشخصي (طريقة الربط)، فيمكنك أن تطلب منه إرسال المستندات إلى QuickTax. ويمرّ الملف بالمعالجة نفسها التي يمرّ بها الرفع في تطبيق QuickTax.

هذه الطريقة متاحة لكل مستخدم للتطبيق ربط وكيلًا بحسابه. لا يرسل الوكيل الملفات إلا إلى الشركات المرتبطة بحسابك في QuickTax. وإذا كانت لديك عدة شركات، فأخبر الوكيل بالشركة المقصودة.

كيف يرسل الوكيل الملف

لا تحتاج إلى ذكر اسم أداة. قل ما تريد، مثلًا:

• «ارفع هذا الإيصال إلى QuickTax لشهر مارس.»
• «أرسل كشف الحساب البنكي هذا إلى QuickTax.»
• «ما المستندات التي ما زالت تنقص QuickTax لشهر أكتوبر؟» ويستطيع الوكيل بعد ذلك رفعها واحدًا تلو الآخر.

ما يستطيع الوكيل إضافته

• الشهر. إذا ذكرت الشهر الذي يعود إليه المستند، ينقله الوكيل. وإلا تأخذ QuickTax الشهر من المستند.
• النوع: فاتورة أو إيصال، أو كشف حساب بنكي، أو غير ذلك (عقد، أو رسالة، أو شهادة). إذا لم يحدّده الوكيل، تقرّره QuickTax بنفسها، ويستغرق ذلك نحو 90 دقيقة.
• ملاحظة لمحاسبك، حتى 1,000 حرف، مثل «دُفعت نقدًا» أو «هذه تغطي فاتورتي مايو كلتيهما».

الصيغ المقبولة هي PDF والصور وExcel وCSV وWord وTXT وZIP: 10 ميغابايت لكل ملف يُرسل مباشرة، و32 ميغابايت من رابط، وحتى 30 عملية رفع في الساعة و200 في اليوم.

كيف تعرف أن الملف وصل

ويمكنك أيضًا أن تسأل الوكيل: «ما المستندات التي لديكم لشهر مارس؟» فيعرض المستندات الموجودة لدى QuickTax لذلك الشهر، بما فيها الملفات قيد المعالجة، ومصدر كل منها. وفي «Files» في تطبيق QuickTax، يعرض مرشّح «Source» ما أرسله وكيلك تحت «AI agent».

ما لا ترفعه

• فواتير المبيعات التي أنشأتها في QuickTax، عبر الوكيل أو في تطبيق QuickTax. فهي في دفاترك أصلًا. لا ترفعها كملف PDF ولا كرابط، لأن الدخل سيُحتسب عندها مرتين.
• رابط يتطلب تسجيل الدخول، أو رابط إلى صفحة بدلًا من ملف.
• الملفات التي تتجاوز الحدود المذكورة أعلاه.

أخطاء شائعة

• أن تطلب من الوكيل رفع ملف أرفقته في المحادثة. بعض التطبيقات، ومنها ChatGPT، لا تمرّر إلى QuickTax الملف المرفق في المحادثة. عندها يعطيك الوكيل رابط الرفع، فارفع الملف هناك.
• رفع الفاتورة التي أنشأها لك الوكيل للتو. يكفي إصدار الفاتورة. وإذا أردت إرسالها إلى عميلك، فاطلب من الوكيل مشاركتها.
• عدة شركات دون ذكر الشركة. أخبر الوكيل بالشركة التي يخصّها المستند.

أرسل المستندات أو أعد توجيهها إلى accounting@quicktax.ac. تأخذ QuickTax المرفقات وتضعها في تطبيق QuickTax.

من يستطيع استخدامه

تُحفظ الرسالة ضمن شركتك عندما تصل من عنوان تعرفه QuickTax لتلك الشركة:

• البريد الإلكتروني لشركتك؛
• البريد الإلكتروني لمستخدم في تطبيق QuickTax تابع لشركتك؛
• البريد الإلكتروني المسجّل في ملف شركتك (Company Profile)؛
• عنوان أضافه لك مديرك في QuickTax؛
• عنوان أضفته بنفسك في صفحة الرفع: يرسل زر «Add another email» رابط تأكيد إلى ذلك العنوان. بعد أن تفتح الرابط، تُحفظ الرسائل الواردة منه ضمن شركتك. أما الرسائل المرسلة منه قبل التأكيد فلا تُستلم.

لا تُحفظ الرسائل الواردة من عنوان لا تعرفه QuickTax. ولا تُحفظ أيضًا الرسائل الواردة من عنوان يخصّ أكثر من شركة، لأن QuickTax لا تستطيع معرفة الشركة المقصودة. إذا كنت تدير عدة شركات من عنوان بريد واحد، فاستخدم صفحة الرفع أو وكيل الذكاء الاصطناعي لمستنداتها.

ما الذي يُعالَج

مرفقات الرسالة: PDF وJPG وPNG وHEIC وTIFF وExcel (XLSX وXLS) وCSV وWord (DOCX وDOC) وTXT، حتى 32 ميغابايت لكل منها. وتؤخذ الصورة الملصقة في نص الرسالة إذا كان حجمها أكبر من 100 كيلوبايت؛ أما الصور الصغيرة، مثل الشعارات في التوقيع، فتُتجاوز.

تأخذ QuickTax الشهر من كل مستند. ويُحفظ مع كل ملف مرسل الرسالة وتاريخها وموضوعها، ويستطيع محاسبك فتح الرسالة نفسها.

لا تُعالَج هذه المرفقات تلقائيًا. يراها مديرك ويتعامل معها يدويًا:

• أرشيفات ZIP وغيرها من الأرشيفات؛
• ملفات PDF المحمية بكلمة مرور. ارفع الملف في صفحة الرفع أو في «Files»: كلاهما يطلب كلمة المرور ويفتح الملف. إذا لم تستطع، فأرسل كلمة المرور إلى مديرك في QuickTax في محادثتك مع QuickTax؛
• الرسائل المرفقة كملفات (.eml و.msg)، ودعوات التقويم، وبطاقات جهات الاتصال، وصور GIF وWEBP، والفيديو والصوت.

كيف تعرف أن الملف وصل

لا ترد QuickTax على الرسالة. تظهر الملفات في «Files» في تطبيق QuickTax بعد معالجتها، عادةً خلال ساعتين من الإرسال. استخدم مرشّح «Source» في «Files» لترى فقط ما وصل بالبريد الإلكتروني.

أخطاء شائعة

• الإرسال من عنوان شخصي لا تعرفه QuickTax. أضفه أولًا في صفحة الرفع («Add another email»)، ثم أرسل.
• وضع المستند في رابط بدلًا من مرفق. تأخذ QuickTax المرفقات فقط. نزّل الملف وأرفقه، أو الصق الرابط في صفحة الرفع.
• إرسال ملف ZIP. يبقى الملف بانتظار مديرك. أرفق الملفات نفسها، أو ارفع ملف ZIP في صفحة الرفع، حيث يُفكّ ضغطه فورًا.
• إرسال لقطة شاشة من تطبيق البنك على أنها كشف حساب. أرفق الكشف الذي يصدره بنكك (PDF أو CSV أو Excel).

إذا كنت تحفظ مستنداتك في مجلد على Google Drive، فاربطه مرة واحدة. بعد ذلك تتحقّق QuickTax من المجلد كل 30 دقيقة تقريبًا وتأخذ الملفات الجديدة تلقائيًا. يستطيع ربطه مستخدم لتطبيق QuickTax تابع للشركة، أو مديرك في QuickTax. لكل شركة مجلد واحد، ولكل مجلد شركة واحدة.

طريقة الربط

1. افتح المجلد في Google Drive واضغط «Share».
2. أضف quicktax.ac@gmail.com بصلاحية «Viewer» واضغط «Send». تقرأ QuickTax المجلد فقط، ولا تغيّر أو تحذف فيه شيئًا أبدًا.
3. رتّب المستندات في مجلدات فرعية بأسماء الأشهر: 2026-09 و2026-10 وهكذا. وتؤخذ أيضًا الملفات الموجودة مباشرة في المجلد الرئيسي، وتأخذ QuickTax شهرها من المستند.
4. في تطبيق QuickTax، افتح شركتك، وانتقل إلى «Files»، واضغط «⋮» واختر «Google Drive». الصق رابط المجلد. ويمكنك أيضًا إرسال رابط المجلد إلى مديرك في QuickTax ليربطه لك.

إذا شُورك المجلد من عنوان بريد غير مرتبط بشركتك، يراجعه فريق QuickTax قبل المزامنة الأولى.

المزامنة الأولى

في التحقّق الأول تأخذ QuickTax الملفات من الأشهر الثلاثة السابقة ليوم ربط المجلد. ولا تؤخذ الملفات الأقدم. وإذا زاد عدد هذه الملفات على 100، تنتظر المزامنة حتى يتفق معك مديرك في QuickTax على أخذها كلها أو أخذ الملفات المضافة من الآن فقط.

بعد التحقّق الأول يؤخذ كل ملف جديد في المجلد، أيًّا كان تاريخه.

الصيغ والحدود

• PDF وJPG وPNG وHEIC وWEBP وTIFF وExcel (XLSX وXLS) وCSV وWord (DOCX وDOC) وTXT، حتى 32 ميغابايت لكل منها.
• المجلد الرئيسي والمجلدات الفرعية الموجودة فيه مباشرة. والمجلد الفرعي الذي اسمه بصيغة YYYY-MM يحدّد الشهر.

لا يؤخذ: ملفات Google Docs وGoogle Sheets (نزّلها كملف PDF أو Excel وضع النسخة في المجلد)، وأرشيفات ZIP (فكّ ضغطها في المجلد، أو ارفع ملف ZIP في صفحة الرفع)، والملفات الفارغة، والملفات التي تزيد على 32 ميغابايت.

كيف تعرف أن الملف وصل

في «Files»، اضغط «⋮» ← «Google Drive». تعرض النافذة وقت آخر تحقّق من المجلد وأحدث الملفات مع حالتها. يظهر الملف في «Files» بعد معالجته، عادةً خلال ساعتين من إضافته إلى Drive. استخدم مرشّح «Source» في «Files» لترى فقط ما وصل من Google Drive.

التغييرات في المجلد

• حذف ملف أو تغيير اسمه في Drive لا يغيّر شيئًا في QuickTax.
• إذا استبدلت ملفًا بنسخة جديدة بعد أن عالجته QuickTax، فلا تؤخذ النسخة الجديدة. أخبر مديرك.
• إذا أوقفت مشاركة المجلد، تتوقف المزامنة. وتبقى في QuickTax الملفات التي أُخذت. لإيقاف المزامنة عمدًا، افصل المجلد من نافذة «Google Drive» نفسها.

أخطاء شائعة

• المشاركة مع حساب Google آخر. العنوان هو quicktax.ac@gmail.com.
• مجلدات داخل المجلدات الفرعية. تقرأ QuickTax المجلد الرئيسي والمجلدات الفرعية الموجودة فيه مباشرة. ولا يُقرأ المجلد الموجود داخل مجلد فرعي (مثل 2026/2026-10).
• مجلدات فرعية حسب النوع أو السنة. تُقرأ هذه المجلدات، لكن الاسم بصيغة YYYY-MM وحده يحدّد الشهر. أما الملفات في أي مجلد فرعي آخر فتأخذ QuickTax شهرها من المستند.
• انتظار الملفات القديمة بعد المزامنة الأولى. لا تؤخذ الملفات الأقدم من ثلاثة أشهر قبل الربط. ارفعها في صفحة الرفع.
• حفظ فواتير المبيعات التي أنشأتها في QuickTax في المجلد نفسه. فهي في دفاترك أصلًا. احفظها في مجلد منفصل غير مُشارَك.

يمكنك إرسال ملف أو صورة في محادثة WhatsApp مع QuickTax. وهذا يناسب إيصالًا واحدًا أو مستندًا طلبه مديرك.

يضيف مديرك في QuickTax الملفات من المحادثة إلى مستنداتك يدويًا، لذلك يصل الملف إلى تطبيق QuickTax بعد أن يضيفه مديرك. وأثناء تجهيز شركتك مع مساعد QuickTax في WhatsApp، يقرأ المساعد مستندات الشركة التي ترسلها في المحادثة (الرخصة التجارية، وشهادة ضريبة القيمة المضافة أو ضريبة الشركات، وعقد التأسيس، وهويات المساهمين) ويضيفها إلى ملف شركتك (Company Profile).

تُقبل ملفات PDF والصور (JPG وPNG وHEIC) وملفات Excel وCSV وWord، حتى 32 ميغابايت لكل ملف. يظهر الملف في «Files» بعد أن يضيفه مديرك وتتم معالجته. استخدم مرشّح «Source» في «Files» لترى فقط ما وصل عبر WhatsApp.

استخدم طريقة أخرى في هذه الحالات:

• ملفات كثيرة، أو مستندات شهر كامل: استخدم صفحة الرفع أو اربط مجلد Google Drive. تصل الملفات المرسلة بهاتين الطريقتين إلى مستنداتك دون انتظار مديرك.
• كشف حساب بنكي محمي بكلمة مرور. ارفع الملف في صفحة الرفع أو في «Files»: كلاهما يطلب كلمة المرور ويفتح الملف. إذا لم تستطع، فأرسل كلمة المرور إلى مديرك في QuickTax في محادثتك مع QuickTax.
• أرشيف ZIP: ارفعه في صفحة الرفع، حيث يُفكّ ضغطه.

إذا كانت لديك عدة شركات في محادثة واحدة، فاذكر الشركة التي يخصّها كل ملف. وأرسل ملف PDF أو صورة للإيصال الورقي، وليس صورة لشاشة.

يعرض «Files» وصفحة الرفع تحذيرًا عندما يتعذّر استخدام ملف أرسلته، مثل ملف PDF بكلمة مرور أو ملف لم نتمكّن من التعرّف عليه. افتح التحذير لترى الملف وما عليك فعله. ويمكنك أيضًا أن تسأل مديرك في QuickTax.