Comment nous envoyer vos documents

Si vous hésitez, utilisez la page de dépôt. Elle prend tous les formats que nous acceptons, décompresse les archives ZIP, déverrouille les PDF protégés par un mot de passe et vous montre tout de suite quels fichiers ont été reçus.

Quelle que soit la méthode, nous réglons ces points sans vous :

• Le même fichier deux fois : si vous envoyez une copie exacte d’un fichier que nous avons déjà, rien de nouveau n’est ajouté.
• Le mois : si vous ne choisissez pas de mois, nous le prenons dans le document, à savoir la date de facture pour une facture et la période du relevé pour un relevé.
• Les documents de la société : une licence commerciale, un certificat de TVA ou d’impôt sur les sociétés ou des statuts vont dans les documents de votre société, et non dans les mois comptables.

• PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC), TXT.
• Les archives ZIP sur la page de dépôt, dans Files et via votre agent IA. Nous les décompressons, y compris une archive placée dans une autre. L’e-mail et Google Drive ne décompressent pas les archives.
• Jusqu’à 32 Mo par fichier. Sur la page de dépôt et dans Files, jusqu’à 1 000 fichiers et 500 Mo en une seule fois.

Téléversez le fichier sur la page de dépôt ou dans Files : les deux demandent le mot de passe et ouvrent le fichier. Si vous ne pouvez pas, envoyez le mot de passe à votre gestionnaire QuickTax dans votre chat QuickTax. Il en va de même pour un fichier envoyé par e-mail, via votre agent IA ou sur WhatsApp.

• Les factures de vente que vous avez créées dans QuickTax. Elles figurent dans votre comptabilité dès que vous les émettez. Si vous nous renvoyez le PDF, le revenu risque d’être compté deux fois.
• Les factures que QuickTax vous adresse. Nous les ajoutons nous-mêmes à votre comptabilité.
• Des captures d’écran d’une application bancaire ou d’une liste de résultats de recherche à la place d’un relevé bancaire. Il nous faut le relevé émis par votre banque : un PDF, ou un export CSV ou Excel, couvrant le mois entier.
• Les fichiers vidéo, audio et GIF, et les e-mails enregistrés comme fichiers (.eml, .msg). Nous ne pouvons pas les lire.

Vous pouvez téléverser vos fichiers vous-même à deux endroits : la page de dépôt, qui fonctionne sans connexion, et Files dans l’application QuickTax.

La page de dépôt

Chaque société a sa propre page de dépôt. QuickTax vous envoie le lien lors de la mise en place de votre société. Votre gestionnaire peut vous le renvoyer, et votre agent IA peut vous le donner.

La page ne demande pas de connexion. Toute personne qui a le lien peut téléverser des fichiers pour votre société. La page affiche aussi les questions en attente de votre comptable sur les paiements bancaires et les noms des fichiers qui n’ont pas été acceptés. Ne partagez le lien qu’avec des personnes à qui vous confiez l’envoi de vos documents, par exemple votre responsable administratif.

1. Ouvrez le lien. La page affiche le nom de votre société.
2. Choisissez comment ajouter des fichiers :
   • Files : choisissez des fichiers ou faites-les glisser sur la page.
   • Camera (sur un téléphone) : photographiez vos reçus papier.
   • Link : collez un lien Google Drive ou Dropbox vers un fichier. Un lien vers un dossier Google Drive fonctionne aussi. Le lien doit s’ouvrir pour toute personne qui le détient (dans Google Drive : Partager → Accès général → Tous les utilisateurs disposant du lien).
3. Cliquez sur Upload N files (ou Upload N photos). Laissez la page ouverte jusqu’à la fin du téléversement.
4. Si quelque chose demande une explication, écrivez-la dans Comment for your accountant (optional), puis cliquez sur Send to accountant.

Vous ne choisissez ni type ni mois. QuickTax lit chaque fichier et prend le mois dans le document.

PDF protégés par un mot de passe

Beaucoup de banques envoient leurs relevés en PDF protégés par un mot de passe. La page vous demande le mot de passe, ouvre le fichier et le transmet (Unlock and send). Si vous n’avez pas le mot de passe sous la main, cliquez sur Skip — I’ll send it in chat et envoyez le mot de passe à votre gestionnaire QuickTax dans votre chat QuickTax.

Paiements en espèces

Si vous avez payé ou reçu des espèces sans document, ouvrez Paid in cash ? → Add a payment that has no receipt sur la même page. Choisissez I paid ou I received, saisissez la date, le montant et la personne que vous avez payée ou qui vous a payé, puis cliquez sur Save payment.

Questions de votre comptable

Quand votre comptable a une question sur un paiement bancaire, par exemple un paiement sans facture, elle s’affiche en haut de la page de dépôt. Répondez-y sur place : ajoutez le document, ou choisissez un motif et écrivez un commentaire.

Files dans l’application QuickTax

Dans l’application QuickTax, ouvrez votre société et allez dans Files. Faites glisser des fichiers sur un dossier, ou survolez un dossier et cliquez sur +. Un dossier de mois classe les documents dans ce mois. Un dossier qui ne sert pas au classement, comme un dossier de banque ou Reports, accepte quand même les fichiers ; une note vous indique où ils seront enregistrés.

Si un fichier demande une décision, une fenêtre Before we file these s’ouvre. Choisissez Invoice, Statement, Other ou Skip, puis cliquez sur File documents. Un PDF protégé par un mot de passe demande son mot de passe dans la même fenêtre.

Comment vérifier l’arrivée

• Une fois l’envoi terminé, la page de dépôt affiche une ligne comme « 4 documents sent ».
• Un fichier apparaît dans Files une fois traité, généralement en quelques minutes. Utilisez le filtre Source dans Files pour ne voir que ce qui est arrivé par la page de dépôt.
• Si un fichier n’a pas pu être utilisé, un avertissement l’indique avec la raison : « N files you sent were not accepted » au-dessus de Files, « Nous n’avons pas pu accepter ces fichiers que vous avez envoyés » sur la page de dépôt. Cliquez sur Upload again pour envoyer une meilleure copie.

Erreurs fréquentes

• Fermer la page trop tôt. Attendez la fin du téléversement.
• Un lien qui demande une connexion. QuickTax ne peut pas ouvrir un lien Google Drive ou Dropbox privé. Réglez le partage sur « Tous les utilisateurs disposant du lien », ou téléchargez le fichier et téléversez-le.
• Un lien vers un dossier Dropbox. Les dossiers Dropbox ne sont pas pris en charge. Partagez les fichiers un par un, ou téléversez-les.
• Une capture d’écran à la place d’un relevé bancaire. Téléchargez le relevé depuis votre banque en PDF, CSV ou Excel.

Si vous avez connecté ChatGPT, Claude ou un autre agent IA à QuickTax avec votre lien personnel (comment le connecter), vous pouvez lui demander d’envoyer des documents à QuickTax. Le fichier suit le même traitement qu’un téléversement dans l’application QuickTax.

Tout utilisateur de l’application qui a connecté un agent peut s’en servir. L’agent n’envoie des fichiers qu’aux sociétés liées à votre compte QuickTax. Si vous avez plusieurs sociétés, indiquez-lui laquelle.

Comment l’agent envoie un fichier

Vous n’avez pas besoin de nommer un outil. Dites ce que vous voulez, par exemple :

• « Téléversez ce reçu dans QuickTax pour mars. »
• « Envoyez ce relevé bancaire à QuickTax. »
• « Quels documents manquent encore à QuickTax pour octobre ? » L’agent peut ensuite les téléverser un par un.

Ce que l’agent peut ajouter

• Un mois. Si vous dites à quel mois appartient un document, l’agent le transmet. Sinon, QuickTax prend le mois dans le document.
• Un type : facture ou reçu, relevé bancaire, ou autre (contrat, lettre, certificat). Si l’agent ne l’indique pas, QuickTax le détermine lui-même, ce qui prend jusqu’à 90 minutes environ.
• Une note pour votre comptable, jusqu’à 1 000 caractères, par exemple « payé en espèces » ou « couvre les deux factures de mai ».

Formats : PDF, images, Excel et CSV, Word, TXT et ZIP. Limites : 10 Mo par fichier envoyé directement, 32 Mo depuis un lien, jusqu’à 30 téléversements par heure et 200 par jour.

Comment vérifier l’arrivée

Vous pouvez aussi demander à l’agent « Quels documents avez-vous pour mars ? » Il liste les documents que QuickTax a pour ce mois, y compris les fichiers encore en traitement, avec la provenance de chacun. Dans l’application QuickTax, le filtre Source de Files affiche sous AI agent ce que votre agent a envoyé.

Ce qu’il ne faut pas téléverser

• Les factures de vente que vous avez créées dans QuickTax, avec l’agent ou dans l’application QuickTax. Elles figurent déjà dans votre comptabilité. Ne les téléversez pas, ni en PDF ni sous forme de lien : le revenu serait compté deux fois.
• Un lien qui demande une connexion, ou un lien vers une page au lieu d’un fichier.
• Les fichiers qui dépassent les limites ci-dessus.

Erreurs fréquentes

• Demander à l’agent de téléverser un fichier joint dans la conversation. Certaines applications, dont ChatGPT, ne transmettent pas à QuickTax un fichier joint dans la conversation. L’agent vous donne alors le lien de dépôt ; téléversez le fichier sur cette page.
• Téléverser la facture que l’agent vient de créer pour vous. Émettre la facture suffit. Si vous devez l’envoyer à votre client, demandez à l’agent de la partager.
• Plusieurs sociétés, aucune société nommée. Indiquez à l’agent à quelle société le document est destiné.

Envoyez ou transférez vos documents à accounting@quicktax.ac. QuickTax récupère les pièces jointes et les classe dans l’application QuickTax.

Qui peut l’utiliser

Un e-mail est classé pour votre société quand il vient d’une adresse que QuickTax connaît pour cette société :

• l’adresse e-mail de votre société ;
• l’adresse d’un utilisateur de l’application QuickTax de votre société ;
• l’adresse indiquée dans votre profil de société (Company Profile) ;
• une adresse que votre gestionnaire QuickTax a ajoutée pour vous ;
• une adresse que vous avez ajoutée vous-même sur la page de dépôt : Add another email envoie un lien de confirmation à cette adresse. Une fois le lien ouvert, les e-mails envoyés depuis cette adresse sont classés pour votre société. Les e-mails envoyés avant la confirmation ne sont pas récupérés.

Un e-mail venant d’une adresse que QuickTax ne connaît pas n’est pas classé. Un e-mail venant d’une adresse rattachée à plusieurs sociétés ne l’est pas non plus, car QuickTax ne peut pas savoir à quelle société il est destiné. Si vous gérez plusieurs sociétés avec une seule adresse e-mail, utilisez la page de dépôt ou votre agent IA pour leurs documents.

Ce qui est traité

Les pièces jointes de l’e-mail : PDF, JPG, PNG, HEIC, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC) et TXT, jusqu’à 32 Mo chacune. Une photo collée dans le corps de l’e-mail est récupérée si elle dépasse 100 Ko ; les petites images, comme les logos d’une signature, sont ignorées.

QuickTax prend le mois dans chaque document. L’expéditeur, la date et l’objet de l’e-mail sont conservés avec chaque fichier, et votre comptable peut ouvrir l’e-mail lui-même.

Les pièces jointes suivantes ne sont pas traitées automatiquement. Votre gestionnaire les voit et les traite à la main :

• les archives ZIP et autres archives ;
• les PDF protégés par un mot de passe. Téléversez le fichier sur la page de dépôt ou dans Files : les deux demandent le mot de passe et ouvrent le fichier. Si vous ne pouvez pas, envoyez le mot de passe à votre gestionnaire QuickTax dans votre chat QuickTax ;
• les e-mails joints comme fichiers (.eml, .msg), les invitations d’agenda, les cartes de contact, les images GIF et WEBP, la vidéo et l’audio.

Comment vérifier l’arrivée

QuickTax ne répond pas à l’e-mail. Les fichiers apparaissent dans Files dans l’application QuickTax une fois traités, généralement dans les deux heures qui suivent l’envoi. Utilisez le filtre Source dans Files pour ne voir que ce qui est arrivé par e-mail.

Erreurs fréquentes

• Envoyer depuis une adresse personnelle que QuickTax ne connaît pas. Ajoutez-la d’abord sur la page de dépôt (Add another email), puis envoyez.
• Mettre le document dans un lien au lieu d’une pièce jointe. QuickTax ne récupère que les pièces jointes. Téléchargez le fichier et joignez-le, ou collez le lien sur la page de dépôt.
• Envoyer un ZIP. Il reste en attente de votre gestionnaire. Joignez directement les fichiers, ou téléversez le ZIP sur la page de dépôt, où il est décompressé tout de suite.
• Envoyer une capture d’écran de votre application bancaire en guise de relevé. Joignez le relevé émis par votre banque (PDF, CSV ou Excel).

Si vous rangez vos documents dans un dossier Google Drive, connectez-le une fois. QuickTax vérifie ensuite le dossier toutes les 30 minutes environ et récupère de lui-même les nouveaux fichiers. Un utilisateur de l’application QuickTax de la société, ou votre gestionnaire QuickTax, peut le connecter. Une société connecte un seul dossier, et un dossier appartient à une seule société.

Comment le connecter

1. Ouvrez le dossier dans Google Drive et cliquez sur Partager.
2. Ajoutez quicktax.ac@gmail.com comme Lecteur et cliquez sur Envoyer. QuickTax ne fait que lire le dossier ; il n’y modifie et n’y supprime jamais rien.
3. Rangez les documents dans des sous-dossiers nommés par mois : 2026-09, 2026-10, etc. Les fichiers placés directement dans le dossier principal sont aussi récupérés, et QuickTax prend leur mois dans le document.
4. Dans l’application QuickTax, ouvrez votre société, allez dans Files, cliquez sur ⋮ et choisissez Google Drive. Collez le lien du dossier. Vous pouvez aussi envoyer le lien du dossier à votre gestionnaire QuickTax, qui le connecte pour vous.

Si le dossier a été partagé depuis une adresse e-mail qui n’est pas liée à votre société, l’équipe QuickTax le vérifie avant la première synchronisation.

La première synchronisation

Lors de la première vérification, QuickTax récupère les fichiers des trois derniers mois avant le jour où vous avez connecté le dossier. Les fichiers plus anciens sont laissés de côté. S’il y a plus de 100 fichiers de ce type, la synchronisation attend que votre gestionnaire QuickTax décide avec vous de tout récupérer ou de ne prendre que les fichiers ajoutés à partir de maintenant.

Après la première vérification, chaque nouveau fichier du dossier est récupéré, quelle que soit sa date.

Formats et limites

• PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, TIFF, Excel (XLSX, XLS), CSV, Word (DOCX, DOC) et TXT, jusqu’à 32 Mo chacun.
• Le dossier principal et les sous-dossiers placés directement dedans. Un sous-dossier nommé YYYY-MM fixe le mois.

Non récupérés : les fichiers Google Docs et Google Sheets (téléchargez-les en PDF ou en Excel et placez cette copie dans le dossier), les archives ZIP (décompressez-les dans le dossier, ou téléversez le ZIP sur la page de dépôt), les fichiers vides et les fichiers de plus de 32 Mo.

Comment vérifier l’arrivée

Dans Files, cliquez sur ⋮ → Google Drive. La fenêtre indique quand le dossier a été vérifié pour la dernière fois et affiche les derniers fichiers avec leur état. Un fichier apparaît dans Files une fois traité, généralement dans les deux heures qui suivent son ajout dans Drive. Utilisez le filtre Source dans Files pour ne voir que ce qui vient de Google Drive.

Modifications dans le dossier

• Supprimer ou renommer un fichier dans Drive ne change rien dans QuickTax.
• Si vous remplacez un fichier par une nouvelle version après que QuickTax l’a traité, la nouvelle version n’est pas récupérée. Prévenez votre gestionnaire.
• Si vous arrêtez de partager le dossier, la synchronisation s’arrête. Les fichiers déjà récupérés restent dans QuickTax. Pour arrêter volontairement, déconnectez le dossier dans la même fenêtre Google Drive.

Erreurs fréquentes

• Partager avec un autre compte Google. L’adresse est quicktax.ac@gmail.com.
• Des dossiers dans des sous-dossiers. QuickTax lit le dossier principal et les sous-dossiers placés directement dedans. Un dossier placé dans un sous-dossier (par exemple 2026/2026-10) n’est pas lu.
• Des sous-dossiers par type ou par année. Ils sont lus, mais seul un nom YYYY-MM fixe le mois. Pour les fichiers d’un autre sous-dossier, QuickTax prend le mois dans le document.
• Attendre les anciens fichiers après la première synchronisation. Les fichiers antérieurs aux trois mois qui précèdent la connexion ne sont pas récupérés. Téléversez-les sur la page de dépôt.
• Garder dans le même dossier les factures de vente créées dans QuickTax. Elles figurent déjà dans votre comptabilité. Rangez-les dans un dossier séparé et non partagé.

Vous pouvez envoyer un fichier ou une photo dans votre chat WhatsApp avec QuickTax. C’est pratique pour un reçu isolé ou pour un document que votre gestionnaire vous a demandé.

Les fichiers du chat ne sont pas ajoutés automatiquement. Votre gestionnaire QuickTax les ajoute à vos documents, et ils n’arrivent dans l’application QuickTax qu’à ce moment-là. Pendant la mise en place de votre société avec l’assistant QuickTax sur WhatsApp, l’assistant lit les documents de société que vous envoyez dans le chat (licence commerciale, certificat de TVA ou d’impôt sur les sociétés, statuts, pièces d’identité des associés) et les ajoute à votre profil de société (Company Profile).

Les PDF, les photos (JPG, PNG, HEIC) et les fichiers Excel, CSV et Word sont acceptés, jusqu’à 32 Mo chacun. Le fichier apparaît dans Files une fois que votre gestionnaire l’a ajouté et qu’il a été traité. Utilisez le filtre Source dans Files pour ne voir que ce qui est arrivé par WhatsApp.

Passez par une autre méthode dans ces cas :

• Beaucoup de fichiers, ou tous les documents d’un mois : utilisez la page de dépôt ou connectez un dossier Google Drive. Les fichiers envoyés ainsi arrivent dans vos documents sans attendre votre gestionnaire.
• Un relevé bancaire protégé par un mot de passe. Téléversez le fichier sur la page de dépôt ou dans Files : les deux demandent le mot de passe et ouvrent le fichier. Si vous ne pouvez pas, envoyez le mot de passe à votre gestionnaire QuickTax dans votre chat QuickTax.
• Une archive ZIP : téléversez-la sur la page de dépôt, où elle est décompressée.

Si vous avez plusieurs sociétés dans un même chat, indiquez pour quelle société est chaque fichier. Envoyez le PDF ou une photo du reçu papier, et évitez les photos d’écran.

Files et la page de dépôt affichent un avertissement quand un fichier que vous avez envoyé n’a pas pu être utilisé, par exemple un PDF protégé par un mot de passe ou un fichier que nous n’avons pas pu reconnaître. Ouvrez l’avertissement pour voir le fichier et la marche à suivre. Vous pouvez aussi demander à votre gestionnaire QuickTax.