Règles de tenue de livres et de conservation des registres pour les sociétés des EAU : l’obligation de 7 ans
L’impôt sur les sociétés a transformé la tenue de livres informelle en obligation juridique. Voici exactement quels documents vous devez conserver, pendant combien de temps, et ce que coûte une erreur.
Pendant des années, de nombreuses entreprises des Émirats fonctionnaient avec une boîte à chaussures pleine de reçus et un tableur indulgent. L’impôt sur les sociétés y a mis fin, discrètement mais fermement. Votre déclaration fiscale n’est défendable que dans la mesure où le sont les documents qui la sous-tendent — et la Federal Tax Authority peut demander à les consulter des années après votre dépôt.
Ce guide expose les règles de tenue des documents en termes simples : quels documents conserver, quels sont les délais de conservation, quelles normes comptables s’appliquent, et quelle amende survient lorsque les documents n’existent pas.
Pourquoi la tenue de livres est désormais une obligation juridique, et non un simple plus
Sous le régime de l’impôt sur les sociétés, votre revenu imposable est calculé à partir de vos états financiers. Cela fait d’une comptabilité exacte le fondement de toute la déclaration. La FTA ne veut pas seulement le chiffre final — elle veut la traçabilité documentaire qui le justifie.
Une tenue de livres rigoureuse n’est plus facultative. C’est la base probante de chaque chiffre que vous déclarez à la FTA.
Cela concerne tout le monde — les sociétés du continent (mainland), les entités en zone franche, et même les petites entreprises éligibles à un allègement. Être petit ne vous dispense pas de conserver des documents.
Ce que vous devez réellement conserver
La conservation des documents va bien au-delà des états financiers eux-mêmes. Vous devez conserver :
- Les états financiers préparés selon les normes comptables applicables
- Les documents justificatifs — factures émises et reçues, contrats et relevés bancaires
- Les feuilles de calcul montrant comment vous êtes parvenu au revenu imposable
- Un enregistrement complet des revenus, dépenses, actifs et passifs
Le principe est simple : si un chiffre figure dans votre déclaration, vous devez pouvoir désigner le document qui le justifie.
Combien de temps : sept ans (le plus souvent)
Deux délais de conservation courent en parallèle, et les confondre est une erreur fréquente :
- Documents relatifs à l’impôt sur les sociétés — au moins 7 ans au-delà de la période fiscale concernée
- Documents relatifs à la TVA — au moins 5 ans
Sept ans pour l’impôt sur les sociétés, cinq pour la TVA. Faites tourner les deux horloges et conservez les documents de manière à pouvoir les récupérer, et pas seulement les archiver.
La FTA peut également exiger les documents en arabe, et l’incapacité à les produire lorsqu’ils sont demandés entraîne sa propre amende.
Les normes comptables qui s’appliquent
L’impôt sur les sociétés des Émirats exige des états financiers préparés selon les International Financial Reporting Standards (IFRS). Les petites entreprises peuvent recourir au référentiel simplifié IFRS for SMEs — une norme autonome et plus légère, conçue pour les entités privées. Votre revenu imposable part de ces états, avec des ajustements pour les éléments que la loi fiscale traite différemment des règles comptables.
Avez-vous besoin d’un audit ?
Toutes les entreprises n’ont pas besoin d’états financiers audités, mais certaines en ont l’obligation. En règle générale, les personnes imposables dont le chiffre d’affaires dépasse un seuil défini (actuellement AED 50 million) et toutes les Qualifying Free Zone Persons doivent tenir des états financiers audités. Si l’un de ces cas s’applique à vous, l’audit n’est pas facultatif — et il doit être réalisé par un auditeur agréé conformément aux normes applicables. Vérifiez toujours les seuils et conditions en vigueur sur le portail de la FTA, car le détail figure dans des Ministerial Decisions périodiquement mises à jour.
L’amende en cas d’erreur
Le non-respect de l’obligation de conservation des documents est un manquement précis et sanctionné — AED 10,000 par manquement, avec une possibilité d’aggravation en cas de violations répétées. Au-delà de l’amende, une documentation lacunaire rend tout audit de la FTA bien plus difficile à mener et fragilise la crédibilité de vos chiffres.
Une routine de tenue de livres concrète
- Enregistrez au fil de l’eau. Une comptabilité mensuelle vaut toujours mieux qu’une course effrénée en fin d’exercice.
- Adaptez la norme à votre taille. L’IFRS for SMEs est souvent le choix pratique pour les structures plus petites.
- Conservez en numérique et en sécurité. La comptabilité dans le cloud rend l’exigence de récupération sur sept ans indolore.
- Gardez la piste documentaire attachée. Reliez factures, contrats et relevés bancaires aux écritures qu’ils justifient.
- Vérifiez les seuils d’audit tôt. Si vous approchez les AED 50 million ou êtes une QFZP, planifiez l’audit avant la saison de dépôt.
Ce que cela signifie pour vous
Une bonne tenue de livres était autrefois le signe d’une entreprise bien gérée ; c’est désormais une obligation légale assortie d’un prix en cas d’erreur. Tout se résume à trois actions :
Conservez la piste, pas seulement les totaux
Conservez les états financiers, les factures émises et reçues, les contrats, les relevés bancaires et les calculs derrière le revenu imposable. Si un chiffre figure dans votre déclaration, vous devez pouvoir pointer le document qui le justifie.
Gardez à l’esprit deux délais de conservation
Les registres de l’impôt sur les sociétés se conservent au moins sept ans ; ceux de la TVA au moins cinq. Stockez-les de façon à pouvoir les retrouver — et rappelez-vous que la FTA peut les demander en arabe.
Respectez la norme, vérifiez le seuil d’audit
Les états suivent les IFRS, avec les IFRS for SMEs pour les plus petites entités. Un chiffre d’affaires supérieur à 50 millions AED et tous les QFZP nécessitent des états audités — et ne pas tenir de registres coûte 10 000 AED par manquement.
Questions fréquentes
Puis-je tenir mes registres comptables en anglais, ou doivent-ils être en arabe ?
Les registres en anglais sont acceptés en pratique, mais la FTA a le droit d’exiger une traduction arabe de tout document lors d’un contrôle — à vos frais. Gardez des originaux cohérents et traduisibles ; les contrats et factures en langues mixtes conviennent tant que la piste comptable reste cohérente.
Les copies scannées et le stockage cloud sont-ils acceptables, ou faut-il des originaux papier ?
Les registres électroniques sont acceptables : l’exigence est que les registres soient complets, exacts et puissent être produits à la FTA sous forme lisible sur demande. Une archive numérique bien organisée est en réalité plus sûre que le papier — elle survit aux déménagements de bureau, et sept ans, c’est long pour un classeur.
Le délai de sept ans peut-il être plus long ?
Oui. Les registres immobiliers doivent être conservés sept ans après la cession du bien, et un contrôle ouvert, un litige ou une divulgation volontaire prolongent de fait la durée de conservation jusqu’à la clôture du dossier. En cas de doute, conservez les registres : le stockage coûte moins cher qu’un litige perdu avec la FTA.